Um exemplo prático de como funciona um evento corporativo.
Quando falamos em evento corporativo, podemos considerar vários exemplos. E isso varia conforme os objetivos e propostas do evento em questão.
Suponhamos que você reúna seus principais clientes em um único local, dia e hora determinados para apresentar um novo produto.
Esta apresentação pode ser uma palestra em um auditório de sua empresa ou em um restaurante fechado, em um Centro de Exposição ou em alguma feira conhecida do mercado, ou até mesmo um evento mais simples para o público interno.
As possibilidades são inúmeras!
Formatos de evento corporativo
Para definir o formato, você precisa pensar em três pontos chaves: onde, como e quem.
Onde será feito o evento? Será online ou presencial? Em um local próprio ou precisará ser locado?
Como este produto será apresentado? É algo mais interativo ou uma palestra simples com o SEO da empresa?
Quem estará no local? Todos os seus clientes ou apenas uma parcela? Algum departamento da sua empresa também deverá estar no local?
Em resposta às perguntas acima, você decide que irá fazer uma palestra com o SEO de sua empresa, com seus clientes principais e sua equipe comercial. Para o local, decide alugar um salão de hotel, de fácil acesso para todos. Com isso, então, podemos partir para o orçamento.
Orçamento
Existem situações que você precisará trabalhar com o orçamento pré-definido e, em cima do valor ofertado, fazer as escolhas do formato, já que um evento online gera um custo muito menor do que presencial, por exemplo. Considerando que o seu limite de orçamento é alto, então você poderá trabalhar com uma margem maior. E poderá partir para o próximo passo: o planejamento.
Planejamento
O planejamento inicia-se a partir do momento que temos a intenção de fazer o evento. Todo processo passa pelo planejamento, porém ao definir data, hora e local, é quando entramos na principal parte de execução desta etapa. E, assim, o evento começa a criar forma.
Estrutura
Um evento demanda diversos tipos de estruturas. Desde cadeiras para os convidados, até microfone para quem for palestrar. Por isso, é preciso pensar em todos os detalhes para montar a estrutura: microfone, som, iluminação, palco, mesas, cadeiras, buffet, fotografia, audiovisual, etc. Aqui também começamos a buscar o principais fornecedores, para colaborar com a montagem dessa estrutura.
Equipe
Uma boa equipe é fundamental para um evento de sucesso. Da recepção aos produtos, todos precisam estar alinhados e bem treinados para melhor atender os convidados. Esta organização é fundamental para que todos saibam suas respectivas funções e deveres antes, durante e depois do evento.
Público
Por último, mas não menos importante: temos o público. A separação de como será feita a seleção e quais serão os clientes que estarão no local, também é importante para que o evento possa ser construído ao redor dessas pessoas. Afinal o produto será apresentado para eles.
Um nome para várias abordagens
Evento corporativo não envolve apenas lançamento de produto. Até mesmo a confraternização de final de ano, é um evento corporativo. Podemos defini-lo como: todo evento que acontece para ou por uma empresa.
As opções são inúmeras e para todas elas, a CADA tem a solução ideal.