Un ejemplo práctico de cómo funciona un evento corporativo.
Cuando hablamos de evento corporativoHay muchos ejemplos. Y esto varía en función de los objetivos y propuestas del evento en cuestión.
Supongamos que reúne a sus principales clientes en un mismo lugar, un mismo día y a una misma hora para presentarles un nuevo producto.
Esta presentación puede ser una conferencia en el auditorio de su empresa o en un restaurante cerrado, en un Centro de Exposiciones o en una feria de renombre, o incluso un acto más sencillo para público interno.
Las posibilidades son infinitas.
Formatos de actos corporativos
Para definir el formato, hay que pensar en tres puntos clave: dónde, cómo y quién.
Dónde ¿Se celebrará el acto? ¿Será en línea o en persona? ¿En su propio local o habrá que alquilarlo?
Cómo ¿se presentará este producto? ¿Es algo más interactivo o una simple charla con el SEO de la empresa?
Quién ¿Estarán in situ? ¿Todos sus clientes o sólo una parte? ¿Estará también presente algún departamento de su empresa?
En respuesta a las preguntas anteriores, decides que vas a dar una charla al SEO de tu empresa, a tus principales clientes y a tu equipo de ventas. Para el lugar de celebración, decides contratar un salón de hotel, de fácil acceso para todos. Con esto, podemos pasar a presupuesto.
Presupuesto
Hay situaciones en las que tendrá que trabajar con un presupuesto predefinido y, en función de la cantidad ofrecida, tomar decisiones sobre el formato, ya que un evento en línea genera un coste mucho menor que uno presencial, por ejemplo. Si tu límite presupuestario es alto, podrás trabajar con un margen mayor. Y ya puedes pasar al siguiente paso: el planificación.
Planificación
La planificación comienza en el momento en que tenemos la intención de celebrar el evento. Todo el proceso pasa por la planificación, pero una vez fijada la fecha, la hora y el lugar, es cuando llegamos a la parte principal de la ejecución de esta etapa. Y así, el evento empieza a tomar forma.
Estructura
Un evento requiere diferentes tipos de estructuras. Desde sillas para los invitados hasta un micrófono para los oradores. Por eso hay que pensar en todos los detalles a la hora de montar la estructura: micrófono, sonido, iluminación, escenario, mesas, sillas, buffet, fotografía, audiovisuales, etc. Aquí es también donde empezamos a buscar los principales proveedores, para ayudar a crear esta estructura.
Equipo
Un buen equipo es esencial para el éxito de un evento. Desde la recepción hasta los productos, todos tienen que estar alineados y bien formados para servir mejor a los invitados. Este organización es esencial para que todos conozcan sus respectivas funciones y obligaciones antes, durante y después del acontecimiento.
Público
Por último, pero no por ello menos importante: el público. También es importante saber cómo se hará la selección y qué clientes asistirán, para que el acto pueda organizarse en torno a ellos. Al fin y al cabo, a ellos se les presentará el producto.
Un nombre para varios enfoques
Los eventos corporativos no son sólo lanzamientos de productos. Incluso la reunión de fin de año es un evento corporativo. Podemos definirlo como: cualquier acontecimiento que tiene lugar para o por una empresa.
Las opciones son infinitas y para todas ellas, el CADA tiene la solución ideal.